Dokumenty z ZUS-u –dokumentacją genealogiczną

Dokumenty z ZUS-u –dokumentacją genealogiczną
Jak pozyskac dokumenty z ZUS-u
Część z nas ogranicza się w tworzeniu drzewa genealogicznego/ wywodu przodków jedynie do danych metrykalnych. Jednakże warto uzupełnić dane, szczególnie dotyczące naszych najbliższych osób, o informacje z innych źródeł. W przypadku osób już nieżyjących cennym źródłem dokumentów może okazać się Zakład Ubezpieczeń Społecznych.
W teczkach osobowych ZUS, poza dokumentami typowo ZUS-owskimi, można znaleźć takie dokumenty, jak: dokumentacja medyczna (wyniki badań, różne zaświadczenia), listy kierowane do ZUS, świadectwa pracy, kopie metryk stanu cywilnego, kopie dowodów tożsamości, czasami zeznania świadków dotyczące różnej działalności osoby (np. podczas wojny). Wyjątkowo można trafić na fotografie.
Zawartość teczki osobowej w ZUS może składać się z jedynie kilku kartek lub z całego segregatora dokumentów, dlatego warto udać się osobiście do właściwej terytorialnie dla ostatniego miejsca zamieszkania placówki ZUS z prośbą o możliwość wglądu do teczek osobowych i wskazać konkretne dokumenty, których kopie chcielibyśmy otrzymać. Oczywiście w takiej sytuacji musimy być przygotowani na konieczność wykazania pokrewieństwa z poszukiwanymi przez nas osobami.
Z rozmów telefonicznych z pracownikami ZUS dowiedziałem się, że tego typu dokumenty archiwizowane są 10, czasem 15 lat od śmierci osoby pobierającej świadczenia z ZUS. Poinformowano mnie również, że dokumenty te nie są niszczone, więc biorąc pod uwagę, iż ZUS powstał w 1934 r., czasami można natrafić na prawdziwe skarby. Oczywiście należy mieć na uwadze, iż w różnych okresach historii nie wszyscy byli objęci obowiązkowym ubezpieczeniem społecznym, dodatkowo dużo dokumentacji uległo zniszczeniu podczas II wojny światowej.
W moim przypadku na sześć wniosków do różnych placówek ZUS otrzymałem odpowiedź z trzech. W przypadku dwóch otrzymałem kopie dokumentów, a w przypadku trzeciego informację, iż wnioskowane osoby nie widnieją w bazie ZUS (o tym dalej).
Dokumenty jakie otrzymałem to kwestionariusz dotyczący okresów zatrudnienia, zaświadczenia o zatrudnieniu i świadectwa pracy, kserokopie dowodu osobistego, wypisy z aktu małżeństwa, zaświadczenie o posiadaniu gospodarstwa rolnego itd. Szczególnie cenny dla mnie był wypis z aktu małżeństwa mojej prababki, gdyż dotychczas nie wiedziałem gdzie i kiedy miał miejsce a wytypowany przeze mnie Urząd Stanu Cywilnego nie był skory do pomocy. Kolejnym ważnym dokumentem była Decyzja Kierownika Urzędu do Spraw Kombatantów i Osób Represjonowanych w sprawie wydziału w wojnie obronnej 1939 r. Ten dokument skierował mnie do Urzędu do Spraw Kombatantów i Osób Represjonowanych, a następnie do właściwego Archiwum Państwowego, gdyż dokumenty w sprawie zostały już zarchiwizowane.
W przypadku korespondencji pocztowej, w pierwszej kolejności proponuję pisać do właściwego Inspektoratu ZUS podając w uzasadnieniu interes faktyczny, jakim są badania genealogiczne oraz wskazując swoje pokrewieństwo. Często to wystarcza. Koniecznie trzeba wskazać jakie dokumenty znajdują się w obszarze naszego zainteresowania np.: wszelkie zaświadczenia o stanie zdrowia, świadectwa pracy, inne dokumenty dotyczące wykształcenia i przebiegu zatrudnienia oraz pozwalające odtworzyć dane biograficzne. Dodatkowo można napisać, iż jeśli w aktach są kopie dokumentów tożsamości oraz fotografie również jesteśmy ich uzyskaniem zainteresowani.
W tym miejscu konieczne jest wskazanie, że zgodnie z § 1 ust. 1 rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 29 lipca 2008 r. w sprawie określenia szczególnych wypadków i trybu wcześniejszego udostępniania materiałów archiwalnych (Dz. U. z 2008 r., Nr. 156, poz. 970) materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego, od których wytworzenia nie upłynęło 30 lat, mogą być udostępniane w przypadkach uzasadnionych potrzebami nauki i kultury, o ile nie narusza to prawnie chronionych interesów Państwa, jednostek organizacyjnych i obywateli oraz tajemnic ustawowo chronionych.
W takim przypadku to kierownik właściwej jednostki organizacyjnej, wyraża zgodę na wcześniejsze udostępnienie materiałów archiwalnych. Dlatego też prosząc o kopie dokumentacji młodszej niż 30 lat, z wnioskiem należy zwrócić się do właściwego Dyrektora Oddziału lub ostatecznie Prezesa ZUS, który jest również drugą instancją w przypadku odwołania się od decyzji Dyrektora Oddziału.
W tym przypadku może już zaistnieć konieczność wykazania interesu prawnego. W mojej ocenie można powołać się na art. 16 ustawy z dnia z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U.2011.123.698 z późn. zm.), w związku z § 1 ust. 1 oraz § 3 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 29 lipca 2008 r. w sprawie określenia szczególnych wypadków i trybu wcześniejszego udostępniania materiałów archiwalnych.
W przypadku gdy wnioskowana dokumentacja jest starsza niż 30 lat, nie ma zastosowania ww. rozporządzenie. Wtedy wskazujemy sam art. 16 ustawy.
Zgodnie z art. 2 ust. 1 przedmiotowej ustawy, narodowy zasób archiwalny służy nauce, kulturze, gospodarce narodowej oraz potrzebom obywateli. W konsekwencji, zgodnie z art. 16 ust. 1 materiały archiwalne udostępnia się jednostkom organizacyjnym i obywatelom dla potrzeb nauki, kultury, techniki oraz gospodarki z zastrzeżeniem, iż nie zachodzą przesłanki, o których mowa w art. 17 ust 1a, czyli ich stan fizyczny nie pozwala na udostępnienie lub udostępnienie miałoby spowodować naruszenie prawnie chronionych interesów Państwa, jednostek organizacyjnych i obywateli, tajemnic prawnie chronionych.
Warto podkreślić, iż zgodnie z wyrokiem Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia
7 listopada 2013 r. II SA/Wa 1072/13 poprzez pojęcia „udostępnienie materiałów archiwalnych” należy rozumieć zarówno bezpośrednie udostępnienie materiałów przez wgląd do oryginałów, jak też wydawanie uwierzytelnionych odpisów, wypisów, wyciągów i reprodukcji oraz zaświadczeń na ich podstawie.
Dodatkowo, jak wiemy, genealogia jest jedną z nauk pomocniczych historii, zajmującą się badaniem więzi rodzinnych między ludźmi na bazie zachodzącego między nimi pokrewieństwa i powinowactwa. W szczególności przedmiotem zainteresowania genealogii są wybrane rodziny i rody, ich pochodzenie, historia oraz wzajemne relacje rodzinne i losy poszczególnych członków rodziny.
W obrębie pojęcia nauki mieści się metoda badań naukowych, rozumiana jako sposób zdobywania materiałów do badań, stanowiących podstawę do opracowania teoretycznego, do rozwiązania problemu naukowego, a w końcu – do napisania pracy naukowej.
Dlatego też, prowadzone przez nas badania genealogiczne, jak i ewentualne plany związane z opublikowaniem pracy naukowej obejmującej wyniki badań, mieszczą się w przesłankach udostępnienia materiałów archiwalnych, o których mowa w ww. przepisach.
W tym miejscu chciałbym wrócić do wniosku, w odpowiedzi na który poinformowano mnie, że wnioskowane osoby nie widnieją w bazie ZUS. Skądinąd wiem, że moi pradziadkowie utrzymywali się z prowadzonego przez siebie gospodarstwa rolnego. Wygląda na to, że przynajmniej w przypadku prababki, która zmarła w 1997 r., świadczenie otrzymywała z Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego. KRUS powstał w 1990 r. i z informacji telefonicznej wynika, iż mogą nie mieć danych osób zmarłych przed tym rokiem.
I na zupełnie zakończenie, w odniesieniu do danych osób zmarłych nie mają zastosowania przepisy o ochronie danych osobowych.
Autor: Michał Fronczak. Pierwotne miejsce publikacji – More Maiorum nr 5(28)/2015
Źródła
1) Ustawa z dnia z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U.2011.123.698 z późn. zm.)
2) Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 29 lipca 2008 r. w sprawie określenia szczególnych wypadków i trybu wcześniejszego udostępniania materiałów archiwalnych
(Dz. U. z 2008 r., Nr. 156, poz. 970)
3) 70 lat Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (1934-2004), Opracowanie Olaf Rzegotka, Łukasz Tomasz Sroka
http://www.moremaiorum.pl/jak-uzyskac-d ... e-z-zus-u/